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FSC® CoC标准解析系列

本文作者: 10个月前 (12-13)

FSC® CoC标准解析系列 在这个信任匮乏的年代,认证证书给很多企业和产品做了信任加持。但是认证项目如此之多 […]

FSC® CoC标准解析系列

在这个信任匮乏的年代,认证证书给很多企业和产品做了信任加持。但是认证项目如此之多,而现在大多数的流行的国际认证标准(如FSC®,BRC,GRS等等)又以英文版本为主,给小编这种看原声电影只看字幕的同学,着实带来了很多困扰,相信其他同学也或多或少都有类似困扰。为了让大家能更清晰地学习和理解与认证相关的知识,本号将安排各个项目的专业人士陆陆续续为大家做最专业的认证标准中文解析。

作为ASI认可的中国大陆地区最专业的FSC CoC认证机构之一,我们曾经为大家分享了这个项目的部分技术难点,例如商标使用,外包管理等。本篇让我们的技术专家为大家解析FSC-STD-40-004 V3-0(简称为40-004,下同)产销监管链(CoC)认证标准的第一章:通用要求,主要是关于管理手册的编写。

由于篇幅所限,本标准解析将分期推送,本篇为该FSC CoC标准解析系列的第一篇。

作为FSC® CoC认证的核心标准,40-004为申请CoC认证的企业以及通过CoC认证的企业,规定了在采购FSC合格材料、加工和销售FSC认证产品的过程中所有适用的要求。

此标准的目的是为认证企业提供CoC的最低管理和生产要求,用以证明认证企业采购的、加贴了FSC标签的、销售的FSC认证的材料和产品来自经营良好的森林(Originate from well-managed forests)、受控来源(Controlled Sources)或回收材料(Reclaimed Materials),以及与材料和产品相关的FSC声明是真实的和准确的。

40-004的3-0版本于2017年1月1日发布,并在2018年3月31日成为所有FSC认证企业的通用标准。标准的第一部分通用要求为认证企业的CoC 管理体系提供了框架和界限,所有认证企业都要在企业内部建立相应的管理体系(与ISO 9001相似,但相对简单),并形成书面的管理体系文件,也就是大家经常说的:FSC CoC管理手册。

那么,如何保证企业FSC CoC管理手册符合标准第一部分的所有要求?

下面我们循着40-004标准1.1的内容一点一点的详细解析。标准内容本身为绿底白字,其他为ESTS解析内容。

1.1    企业应实施和维持与企业的规模和生产管理复杂性相适宜的CoC管理体系,并确保企业持续遵守所有适用认证的要求,包括如下:

解读:根据上述要求,FSC CoC管理手册中只需采用适用于企业的40-004的要求,举例,如果企业没有外包业务(生产,仓储等),则40-004标准的第12部分对企业就不适用,无须包含在FSC CoC管理手册中,下面我们详细解析每一条标准条款的适用范围以及适用条件。

1.1.a) 任命一名企业最高管理层的代表,并保证其拥有所有的职责和权利来保证企业遵守40-004标准中涵盖的所有适用要求;

适用范围:所有FSC认证企业

解读:FSC CoC管理手册中需要企业的最高管理者书面任命一名管理层人员作为FSC体系的最高管理层的代表,简称“管理者代表”,并列出其的责任,例如:

任命 _____ 先生/女士,为本公司FSC CoC体系的管理者代表,其拥有最高管理层赋予的所有的职责和权利来保证本公司的FSC CoC体系符合所有适用的标准要求。

审核中常见问题:不要忘记最高管理者的签名和任命日期。如果手册是电子版本(word),可打印手册中的这一页,并签字保存。

1.1.b) 实施和维持最新的文件化(书面形式)程序,以保证最新的文件化程序涵盖证书范围内所有适用的认证要求

适用范围:所有FSC认证企业

解读:根据上述要求,首先FSC CoC管理手册需要覆盖所有适用于企业的FSC要求,注意,这里是所有的FSC要求,除了40-004外,

  1. 如果企业需要在销售的FSC产品上加贴FSC标签,则还需要覆盖标准FSC-STD-50-001 (版本2-0): FSC商标使用的要求 ;
  2. 如果企业拥有多个场地(地点),如果想把所有场地都纳入证书范围,则还需要覆盖标准FSC-STD-40-003(版本2-1): 多个地点的产销监管链认证标准。

鉴于这次我们针对的是40-004部分的标准讲解,下面仅列出公司需要在FSC管理手册中体现的针对40-004的相关程序(流程控制文件):

  1. FSC合格供应商清单的建立、更新和证书验证的控制流程 (40-004条款2.1和2.2)
  2. 原材料采购、接收检查及采购文件(送货单及发票)检查的控制流程(条款2.3)
  3. 原材料仓储的控制流程 (及半成品仓储控制流程,条款3.1,如适用,比如无仓储的贸易商,则此流程不适用)
  4. 生产流程中FSC材料投入和隔离的控制流程(条款2.4和3.1,如适用)
  5. FSC产品的转换因数(材料投入量(体积或重量)和产品产出量(体积或重量)之间的比率)的计算方法 (条款4.1,如适用)
  6. FSC产品(成品)仓储的控制流程 (条款3.1,如适用)
  7. FSC产品运输(出货)和销售文件(送货单及发票)的控制流程 (条款5.1;可包含以下条款5.2到5.9,如适用)
  8. FSC材料投入和产品产出账目记录及年度数量汇总的控制流程(条款4.2和4.4)
  9. 木材合法性法规的控制流程(条款 6)
  10. FSC产品组清单的建立及更新的控制流程(条款 7)
  11. 企业采用的FSC体系(转换,百分比,信用)的控制流程(条款8、9或10,如适用)
  12. FSC商标使用(产品上使用及企业宣传使用)的控制流程(条款11,需含有向认证机构申请FSC商标审批的相关流程,如适用)
  13. 外包经营活动的控制流程 (条款12,如适用)
  14. 与FSC管理相关所有的文件记录的控制流程(条款1.1.e)
  15. 职业健康和安全管理流程(条款1.4)
  16. 与企业的FSC认证相关的投诉控制流程(条款1.5)
  17. FSC不合格产品的控制流程(条款1.6)
  18. 企业支持交易验证的声明(条款1.7)
  19. 企业支持纤维测试的声明(条款 ADV-40-004-14)

审核中常见问题:上述19个程序(流程控制文件)可在FSC管理手册中直接体现,也可以单独建立相应的程序文件,如果单独建立则不要在FSC管理手册中体现,否则每次更改都要改两次,而且容易出现两份文件内容不一致。

1.1.c) 任命关键负责人用来实施b)条款中建立的每个程序;

适用范围:所有FSC认证企业

解读:根据上文1.1.b)项中提到的19个程序(流程控制文件),任命负责人以保证每个流程按照程序文件规定的要求来实施和运行。负责人并非必须是一名管理人员或者是一个员工,而应该是在企业内执行该程序的操作人员,例如,在原材料接收检查时,根据企业的实际情况,可能是仓库人员,也可能是采购部人员,关键是要确认谁来负责验收原材料,并检查供应商的送货文件符合FSC的要求(条款2.3)。如果在每个程序中直接包含负责人姓名,则无需再另建一份。

审核中常见问题:经常遇到企业的管理手册里出现一个章节叫“职能部门的职责与权限”,而该章节不体现任何控制流程或相关程序,写了等于白写。

1.1.d) 使用企业在1.1.b)条款中建立的最新版本程序(流程控制文件)来培训每个程序相关的负责人(操作人员),以确保他们有能力实施CoC管理体系;

适用范围:所有FSC认证企业

解读:根据上文1.1.b)项中提到的19个程序(流程控制文件),和1.1.c)项中任命的负责人(操作人员),使用每个程序去培训程序中任命的相关负责人和操作人员,以保证他们能独立完成流程控制文件中规定的工作。

40-004版本3-0与之前版本的区别在于,不再要求企业建立培训计划培训员工,而是根据实际情况培训相关的负责人和操作人员,并保留相关培训记录(培训材料和签到表)。

注意本条款中“最新版本”这四个字,这意味着每次企业更新FSC CoC相关的程序文件,或文件模板,都要对相关的负责人和操作人员重新进行培训,并保留培训记录(培训材料和签到表)。

审核中常见问题:

  1. 经常遇到企业还在延续40-004旧版本的要求:建立年度培训计划,所有员工的培训内容都是一样的(烧大锅饭),根本无法保证每个程序(流程控制文件)中任命的相关负责人和操作人员能独立完成流程控制文件中规定的工作。
  2. 培训记录包括培训中使用的培训材料(相关的程序文件)和签到表,经常企业因为烧大锅饭,所以只保留签到表,没有培训材料记录。
  3. 根据认可标准(规范审核员的审核要求),审核员需要对1.1.b)项中提到的14个程序的相关负责人和操作人员进行访谈,以验证企业的培训效果并评估该人员是否理解流程控制文件中规定的职责,是否能独立完成相应工作。
1.1.e) 保存完整的和最新的文件记录。这些文件记录会被用来证明企业是否符合所有适用的认证要求,这些文件记录要至少保留5年。根据认证范围,企业应至少保留下列文件:程序文件,产品组清单,培训记录,采购和销售文件,材料平衡记录,年度数量汇总,商标批准记录,供应商,投诉和分包记录,不合格产品控制记录,回收材料验证计划记录,受控材料及FSC受控木材尽职调查相关记录。

适用范围:所有FSC认证企业

解读:根据上文1.1.b)项中的第19项程序(流程控制文件),企业应建立与FSC管理相关所有的文件记录的控制流程,并在程序中注明保存期限是至少5年。首先大家注意,至少5年不代表到了5年的期限就可以不再保留了,下面是我们在审核中遇到的一个真实案例 :

一个FSC认证企业从2013年取得了FSC CoC证书,并在同年向认证机构申请了在官方网站上使用企业宣传用FSC商标的批准,从2013年到2020年该企业的官网没有更新过,在2020年的审核中,审核员要求企业出示认证机构对于网站上标签使用的批准记录。企业因超过5年而未对该记录进行保留,最终审核员根据1.1 e)条款开具了轻微不符合项。

根据条款1.1.e)中提到的至少保留的文件:

  • 程序文件(本文条款1.1.b) 中提到的相关文件,以及FSC CoC管理手册)
  • 产品组清单(根据条款7.3,我们会在之后的课程中做出详细讲解)
  • 培训记录(培训材料和签到表)
  • 采购和销售文件(根据条款2.3和条款5,我们会在之后的课程中做出详细讲解)
  • 材料平衡记录(根据条款4.2,我们会在之后的课程中做出详细讲解)
  • 年度数量汇总(根据条款4.4,我们会在之后的课程中做出详细讲解)
  • 商标批准记录(根据条款11.1和标准FSC-STD-50-001)(FSC商标使用指南)
  • 供应商 (根据条款2.1和2.2,我们会在之后的课程中做出详细讲解)
  • 投诉记录(根据条款1.5,我们会在之后的课程中做出详细讲解)
  • 外包记录 (根据条款12)(FSC® CoC认证中的外包管理及案例分析)
  • 不合格产品控制记录(根据条款1.6,我们会在之后的课程中做出详细讲解)
  • 回收材料验证计划记录(根据回收材料标准FSC-STD-40-007中的相关要求)
  • 受控材料及FSC受控木材尽职调查(DDS)相关记录(根据受控木材标准FSC-STD-40-005中的相关要求)

至此,我们的FSC技术专家已经就FSC-STD-40-004 V3-0产销监管链认证标准中1.1条款的相关要求为大家作了FSC中文版的史上最详细的解析。希望上述分享对您有所帮助。本号后续会定期推出关于FSC®标准的更多专业讲解。

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